東山中学校同窓会役員会議事録
平成19年1月20日（土）14：00〜16：00の時間で役員23名の参加のもと、創立50周年記念同窓会開催に向けた会合を行った。場所は東山中学校２階図書室
今回は創立50周年の記念同窓会を成功させることをテーマに打ち合わせを行った。
50周年記念同窓会を今年11月10日（土）の15：00〜17：00の時間帯で開催する。
会場は目黒の雅叙園、会費は1人7,000円とする。会場の収容可能人数は300〜400人。
前回の役員会のあと、伏原会長（1期生）、重永副会長（5期生）、石井さん（5期生）、吉岡さん（15期生）、町田さん（16期生）の5人の方が同窓会開催に向けた小委員会のメンバーになり会合を重ねてきた。そこで話し合われたことについて、配布されたレジュメに沿って重永さんから説明がなされた。内容は以下のようなもの。
1.卒業生へ案内状
・卒業生各期で担当する。
・案内状の発送は8月を目処とする。
・案内状は封筒とし、同窓会からの案内状（80円切手貼付）、同期会からの案内状、返信用ハガキ（50円切手は貼らない）を同封する。
・同窓会からの案内文と返信ハガキは同窓会として用意する。
・同期会からの案内文は各期で作成して同封する。
・返信先は学校または各期の幹事あてのいずれかとする。選択は各期の判断に任せる。
2.校長先生への案内
・同窓会で負担する
・会費はご招待とする。
・案内は同窓会で行う。
・ハガキの返信は学校とする。
3.先生方への案内
・同窓会で分担する
・返信は学校あてとする。
・会費はご負担いただく。
・当日は会場入口でリボンを付けていただき、卒業生と判別できるようにする。
4.名簿
・卒業生名簿の管理は各期の幹事に一任する。
・先生方の名簿は学校側に協力してもらう。
5.会場
・会場受付、看板、花は会場費用でまかなう。
・先生方はリボンと名札を付けていただく。卒業生は名札に自筆してもらう。
6.地元への宣伝
・学区内の町内会で回覧、掲示板への掲示を行う。
〜上記記載に関した補足〜
・案内状の文面は5月くらいに作り、6月に印刷、8月に発送を考えている。雅叙園には総額200万円を支払うという話になっており、何としても300人以上集めることが必要。
・返信ハガキのあて先は学校にしたほうが安心という考えもあるが、ひとつだけの選択にせず各期に任せる。先生方へのご案内は各期と重複させないよう気をつける。
・当日に合わせ、各期毎に同期会をやることは差し支えない。ただし、その案内は各期で準備してもらいたい。発送等に関わる費用も各期の負担でやってもらう。
・同窓会の開催ＰＲの方法を検討する。地元での案内方法として、町内会での回覧、掲示板への掲示という方法などが考えられる。同窓会のホームページでも案内していく。ホームページでの出席申込みも一案として考えたい。また、新聞紙上への掲載も採りたい。とにかく、大勢の卒業生の参加が期待できるよう前向きな志向でやっていく。
・会費は当日の会場受付での支払いを原則とするが、各期毎に口座に振り込んでもらう方法でもかまわない・
・当日のアトラクション、講演は今のところ考えていない。記念講演会は、同窓会とは別な日程でやったほうがいいのでは。
【開催に向けた準備と課題】
・同窓会名簿整備状況の中で、ブランクになっている期をどうしたら埋められるか。部活名簿を利用するというやり方もある。各期毎の名簿は5月くらいまでに整備してもらう。そうしないと、8月の案内状発送に間に合わない。住所移転とか、郵便番号の7桁変更などで再調査が必要なものもある。次回の会合までに、各期毎に連絡可能な人数が何人かを把握しておくこと。そして、もう一段踏み込んだ話し合いを次回は行う。
※ 次回の役員会開催日：3月3日（土曜）14：00〜
（今日出席の役員には開催案内のハガキは出さない）
以上
平成19年1月29日
書記 岩城康雄
